Uw privacy is onze zorg

Vanaf 25 mei 2018 treedt de 'Algemene Verordening Gegevensbescherming' (AVG, ook bekend als de GDPR) in werking. De AVG bevat nieuwe privacyregels met als belangrijkste doel uw persoonsgegevens nog beter te beschermen, met name voor ingezetenen van de Europese Unie. Op basis daarvan hebben wij ons huidige privacybeleid aangepast.

'Na Kaminda' neemt privacy en een gedegen privacybeleid zeer serieus - sinds het prille begin heeft de beveiliging van (persoons)gegevens onze uitdrukkelijke aandacht. Ons privacybeleid is erop gericht voortdurend te innoveren - in onze privacyverklaring leest u hoe wij dit doen en welke richtlijnen wij hiervoor hanteren:

veilig
Uw gegevens worden door ons veilig opgeslagen, waarbij wij alleen gegevens opslaan die van uitdrukkelijk belang zijn voor de te verstrekken dienstverlening. Uw gegevens worden op geen enkele wijze en onder geen beding met derden gedeeld, behalve als we uw expliciete toestemming hebben en dan slechts ten behoeve van de door u aangevraagde dienstverlening.
duidelijk en transparant
We leggen u duidelijk uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij dit doen en waarvoor we die gebruiken.
keuzevrijheid over uw gegevens
U kunt uw gegevens ten alle tijden inzien, wijzigen, aanpassen of geheel verwijderen.
open voor ideeën, open voor verbetering
We zijn continu bezig met het monitoren van onze interne veiligheid zoals de (digitale) beveiliging van onze systemen, met name uw privacy en uw (persoons)gegevens. Heeft u vragen of ideeën, suggesties voor aanpassing of verbetering; laat het ons weten en mail naar: privacy@nakaminda.net

Hieronder leest u de meest recente versie van onze privacyverklaring, of u kunt deze als pdf-bestand downloaden.

Onze privacyverklaring

versiedatum: 22 mei 2018

Indien wij spreken over persoonsgegevens worden niet enkel feitelijke persoonsgegevens bedoeld maar ook
andere soorten van gegevens die op een of andere wijze herleidbaar zouden kunnen zijn tot een individueel
aanwijsbaar persoon.

Identiteit van de verwerker

De verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers van de hoofdvestiging te Curaçao t.w. 'Fundashon Na Kaminda' of medewerkers van een nevenvestiging en/ of onderafdeling hiervan zoals 'Stichting Na Kaminda Nederland' - beiden bekend onder de verkorte naam 'Na Kaminda'. Persoonsgegevens van welke aard dan ook worden nooit ter verwerking uitbesteed aan een derde partij buiten onze organisatie - met uitzondering van:

Google Analytics, waarbij door de inzet van ‘cookies’ gebruik gemaakt wordt van geanonimiseerde en niet herleidbare gegevens voor het genereren van gebruikersstatistieken t.b.v. marketingdoeleinden.
datacentra waar wij serverruimte huren voor de opslag van uw en onze gegevens, waarbij wij zeker stellen dat de opgeslagen gegevens door specifieke versleuteling onleesbaar zijn voor betreffende partijen en dat gegevens en documenten onder geen enkele voorwaarde kunnen worden ingezien door wie dan ook m.u.v. door ons geautoriseerde medewerkers.

Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

'Na Kaminda' levert diensten waarbij persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Tevens zijn persoonsgegevens in het merendeel van de gevallen een wettelijke voorwaarde om in samenwerking met overheden, semi-overheden, ministeries (zoals IND, toelatingsorganisatie), het notariskantoor, de verhuizer of expediteur etc. de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Het niet verstrekken van persoonsgegevens heeft tot gevolg dat een overeenkomst niet tot stand kan komen en dat derhalve een verzoek tot het verstrekken van diensten niet kan worden uitgevoerd.

Hoe worden (persoons)gegevens verzameld

A. De feitelijke persoonsgegevens worden verstrekt door de betrokkene zelf; op papier via post, per mail, telefonisch, via mededelingen in het berichtencentrum van het online klantendossier of anders. In het geval persoonsgegevens verkregen (moeten) worden via anderen dan betrokkene zelf, wordt of is hiervoor tijdig door betrokkene schriftelijk toestemming verleend aan 'Na Kaminda'. In het geval dat onvoorzien persoonsgegevens moeten worden verstrekt aan een andere partij zullen wij, voordat deze verstrekt worden, eerst uitdrukkelijk om de schriftelijke toestemming van betrokkene vragen. Wij verstrekken enkel werkelijk noodzakelijk informatie aan derden en absoluut alleen met uw toestemming.
B. Indirect worden geanonimiseerde en niet tot een persoon herleidbare gegevens verzameld door het gebruik van z.g. ‘cookies’ via onze website.

Welke (persoons)gegevens verwerken wij

De persoonsgegevens die wij voor een dossier verwerken zijn afhankelijk van de benodigde persoonsgegevens in relatie tot de (nog) uit te voeren dienstverlening.
A. Feitelijk en direct herleidbare persoonsgegevens:

naam, straat, postcode en woonplaats - zowel de huidige gegevens als de gegevens na emigratie of vertrek
telefoonnummer en mail-adres - zowel de huidige gegevens als de gegevens na emigratie of vertrek
geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland
ID-gegevens, kopie paspoort, nationaliteit
in sommige gevallen opnames van gevoerde telefoongesprekken
diverse stukken van betrokkene(n) via de gemeente of van de overheid met persoonsgegevens, door betrokkene zelf opgevraagd en aan ons aangeleverd zoals: uittreksels uit de Basis Administratie, uittreksels uit het geboorte- of huwelijksregister, notariële stukken, documenten van het Ministerie etc.
B. Indirecte en niet herleidbare persoonsgegevens
via Google Analytics en via de log-bestanden van ons systeem worden tevens IP- en locatiegegevens op niet tot een persoon herleidbare wijze verzameld.

Wat doen wij met uw persoonsgegevens

De directe persoonsgegevens worden enkel gebruikt om de door betrokkene gevraagde diensten te kunnen uitvoeren en alleen dan als deze wettelijk, juridisch of in praktische zin nodig zijn. Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan instanties of (semi)overheden in binnen- en buitenland, echter nooit ongevraagd en niet zonder schriftelijke toestemming van betrokkene. Wij gebruiken uw gegevens op geen enkele wijze voor oneigenlijke doeleinden en ook niet voor verkoop of analyze aan of door derden.
A. Feitelijk en direct herleidbare persoonsgegevens:
Instanties of betrokkenen die persoonsgegevens ontvangen zouden, afhankelijk van de dienst, kunnen zijn:

de IND of de Vreemdelingendienst (toelatingsorganisatie), in het binnen- of buitenland en buiten de EU
een notariskantoor, in het binnen- of buitenland en buiten de EU
de belastingdienst, een fiscalist of een accountantskantoor, in het binnen- of buitenland en buiten de EU
verhuisbedrijven, expediteurs, verschepers of agentschappen, in het binnen- of buitenland en buiten de EU
verhuurders van huisvesting of bedrijfsruimte, in het binnen- of buitenland en buiten de EU
in specifieke gevallen opnamen van telefoongesprekken: deze worden enkel intern gebruikt voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden, voor het nauwkeurig registreren (in kaart brengen) van details in relatie tot de te gevraagde dienstverlening of in uitzonderlijke gevallen voor juridische bewijsvoering.
B. Indirecte en niet herleidbare persoonsgegevens
geanonimiseerde gegevens van Google Analytics die via de website worden verkregen worden alleen binnen de organisatie gebruikt voor statistische en SEO-technische doeleinden, zoals: waar komen websitebezoekers vandaan, hoe vaak wordt de website bezocht en welke pagina’s, in welke diensten of onderwerpen is een bezoeker geïnteresseerd, wat is het surfgedrag op de website etc.
de logbestanden in ons CMS-systeem (‘Client Management System’) zijn bedoeld om de veiligheid van klantgegevens te bewaken met de bedoeling om oneigenlijk gebruik tijdig te detecteren en te voorkomen.

Op welke wijze worden (persoons)gegevens bewaard

Uw en onze (persoons)gegevens en documenten worden digitaal binnen een eigen systeem veilig (versleuteld en gebaseerd op een ‘zero-knowledge’ principe) in het buitenland opgeslagen, m.n. in het Verenigd Koninkrijk en in Canada. Papieren versies van documenten worden na ontvangst direct gedigitaliseerd en aan het betreffende dossier toegevoegd. Papieren versies worden vervolgens, na het digitaliseren, zorgvuldig en tijdelijk gearchiveerd tot het moment dat de papieren stukken juridisch en voor verdere afhandeling niet langer van belang zijn.

Bewaartermijn en criteria

De bewaartermijn en de criteria verschilt - naar gelang de aard en de herkomst van de gegevens.
Voor alle dossiers zowel binnen als buiten de Europese Unie geldt:

digitale kopieën van ID-bewijzen, indien behorend en opgeslagen bij afgehandelde (gesloten) dossiers, worden automatisch binnen of uiterlijk na 6 maanden permanent verwijderd uit onze systemen.
papieren versies van officiële stukken worden tijdelijk gearchiveerd en om veiligheidsredenen zo kort mogelijk bewaard. Stukken van belang voor de betrokkene worden na afhandeling per aangetekende post of persoonlijk retour verstrekt. Overige papieren versies worden, zodra niet langer van belang, met de grootst mogelijke zorg vernietigd.
in het geval er sprake is van opgenomen telefoongesprekken worden deze maximaal 2 maanden bewaard alvorens de gespreksopnamen automatisch worden verwijderd, tenzij er een gerechtvaardigd of zwaarwegend belang is om gespreksopnamen langer te bewaren.

Voor alle intakes en dossiers waarbij betrokkene is gevestigd binnen de Europese Unie (voor zover bekend sinds laatste contactmoment) geldt ten alle tijden:

totale en automatische verwijdering van alle (persoons)gegevens binnen of uiterlijk na 24 maanden van dossiers met de status ‘intake’ of ‘pending’ waarbij de laatst bekende actie 24 maanden of langer geleden is (dossiers in afwachting van akkoord, nog niet bevestigd, nooit meer iets van vernomen etc). Tenzij er een gerechtvaardigd belang is om (persoons)gegevens langer te bewaren.
totale en automatische verwijdering van alle (persoons)gegevens binnen of uiterlijk na 60 maanden van gesloten (afgehandelde of voorlopig afgehandelde) accounts waarbij de datum gesloten 60 maanden of langer geleden is. Tenzij er een gerechtvaardigd belang is om (persoons)gegevens langer te bewaren.

Algemeen uitgangspunt is: digitaal opgeslagen (persoons)gegevens worden bewaard tot maximaal vijf jaar na de periode dat het account is gesloten, daarna worden alle gegevens automatisch verwijderd, tenzij er sprake is van een gerechtvaardigd belang of een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt.

Uw rechten, vragen en klachten

Met betrekking tot de persoonsgegevens die bij ons van u bekend zijn heeft u een aantal rechten waarvan wij de belangrijkste onderstaand voor u noemen:

recht op inzage van uw persoonsgegevens; veelal heeft betrokkene via het online dossier bij ons direct inzage in de eigen (persoons)gegevens. Mocht dit, om welke reden dan ook niet (meer) zo zijn dan kan betrokkene ons hierom vragen - in het geval wij gegevens van u hebben zullen wij u deze op beveiligde wijze en digitaal (niet per post) binnen de geldende termijn verstrekken.
recht op rectificatie en aanvulling (verbetering of aanpassing van uw (persoons)gegevens.
recht op dataportabiliteit (recht om persoonsgegevens over te dragen)
recht op vergetelheid - het wissen / verwijderen van al uw (persoons)gegevens (‘Right to be Forgotten’).

Een overzicht van de AVG-privacyrechten lees u hier (klik link).

Heeft u vragen of een verzoek m.b.t. uw rechten: mail ons op privacy@nakaminda.net onder vermelding van uw naam, uw adres, telefoon-nr (en indien mogelijk uw dossier-nr). Wij zullen binnen vier weken aan uw verzoek voldoen of contact met u opnemen.

Voor klachten kunt u in Nederland terecht bij de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ (klik link voor de website)

Wijziging van onze privacybepalingen

‘Na kaminda’ behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacybepalingen. Omdat wij privacy uiterst serieus nemen en omdat (digitale) veiligheid binnen onze organisatie een continu punt van aandacht is, kunt u ervan uitgaan dat elke wijziging in ons privacy- of veiligheidsbeleid een verscherping en verbetering van uw privacyrechten zal inhouden en zelden een versoepeling. De geldende en meest actuele versie wordt met vermelding van versiedatum op de website vermeld. Maakt u nadien gebruik van de website dan beschouwen wij dat als een stilzwijgende akkoordverklaring van de gewijzigde privacyvoorwaarden zoals in de vernieuwde privacyverklaring vermeld.

Deze privacyverklaring maakt onderdeel uit van de algemene voorwaarden van ‘Na Kaminda’.